1. Qui nous sommes

CondoPro est exploité par Unitotal. Siège social : Montréal (QC), Canada (Toronto, Ontario, Canada) . Nous fournissons une plateforme de gestion immobilière multi-locataire utilisée par des sociétés de gestion, des syndicats de copropriété, des conseils d’administration, des propriétaires, du personnel, des entrepreneurs et les visiteurs de notre site marketing.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

Conformément à la Loi 25 du Québec, nous avons désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels. Vous pouvez la joindre pour toute question, demande d’accès ou de rectification, retrait de consentement, plainte ou autre sujet lié à la vie privée :

• Titre : Chief Security Officer
• Nom : Richard Tribie
• Courriel confidentialité : Afficher
• Courriel soutien : Afficher
• Téléphone : 514.316.8469

Nous visons à accuser réception des demandes dans un délai raisonnable et à y répondre dans les délais prévus par la loi (généralement 30 jours au Québec, sous réserve des prolongations permises).

3. Portée

La présente politique s’applique aux renseignements personnels que nous recueillons concernant :

• les visiteurs de nos sites marketing et de documentation;
• les clients potentiels qui demandent une démonstration, nous contactent ou s’inscrivent;
• les utilisateurs des organisations clientes (gestionnaires, personnel, administrateurs);
• les propriétaires, occupants et autres résidents utilisant les portails;
• les entrepreneurs et autres utilisateurs de service autorisés.

Lorsqu’une société de gestion ou un syndicat de copropriété utilise CondoPro pour traiter des renseignements sur des propriétaires ou résidents, ce client détermine généralement plusieurs finalités du traitement. Dans ces cas, CondoPro agit comme fournisseur de services / mandataire du client, tout en demeurant responsable de la protection des renseignements sous sa garde et de ses propres finalités d’affaires décrites ci-dessous.

4. Renseignements personnels recueillis

Selon votre utilisation de CondoPro, nous pouvons recueillir :

• Identité et coordonnées : nom, courriel, téléphone, préférence linguistique, rôle ou titre
• Compte et authentification : identifiants de connexion, empreintes de mots de passe, paramètres de sécurité, signaux de session et d’appareil
• Dossiers immobiliers : unité, propriété, occupation, rôles au conseil, documents, demandes, réservations, paiements, communications et autres données opérationnelles saisies par les clients ou utilisateurs
• Facturation : détails d’abonnement et de facture; les processeurs de paiement traitent les données de carte selon leurs propres politiques
• Soutien et communications : messages, billets, métadonnées d’appels/SMS lorsque ces canaux sont utilisés, et pièces jointes que vous nous transmettez
• Données techniques et d’utilisation : adresse IP, informations sur le navigateur/l’appareil, localisation approximative dérivée de l’IP, journaux, témoins (cookies) et technologies similaires (voir la section Témoins)

Nous n’exigeons pas de renseignements sensibles au-delà de ce qui est nécessaire au service. Évitez de transmettre des données de santé, biométriques ou autrement très sensibles sauf si une fonctionnalité du client l’exige expressément et qu’une base légale existe.

5. Finalités de la collecte et de l’utilisation

Nous recueillons et utilisons les renseignements personnels uniquement à des fins qu’une personne raisonnable jugerait appropriées dans les circonstances, notamment pour :

• fournir, héberger, sécuriser et améliorer la plateforme et les sites CondoPro;
• créer et gérer les comptes, authentifier les utilisateurs et prévenir la fraude ou les abus;
• offrir les fonctions de gestion immobilière (communications, demandes, documents, facturation, réservations, réunions du conseil et modules similaires);
• répondre aux demandes de renseignements, démonstrations, billets de soutien et demandes relatives à la vie privée;
• traiter les abonnements et transactions commerciales connexes;
• envoyer des avis de service; envoyer du marketing uniquement lorsque la loi le permet (et avec consentement lorsque requis);
• mesurer et améliorer notre site marketing au moyen de technologies d’analyse ou publicitaires seulement après consentement pour les témoins non essentiels;
• respecter la loi, faire appliquer nos ententes et protéger les droits, la sécurité et la sûreté.

Si nous souhaitons utiliser des renseignements personnels à une nouvelle fin incompatible avec les finalités initiales, nous obtiendrons le consentement lorsque la loi l’exige, sauf exception légale applicable.

6. Consentement

Nous obtenons le consentement pour la collecte, l’utilisation et la communication de renseignements personnels, sauf exception prévue par la loi applicable (par exemple, lorsqu’il est nécessaire de fournir un service que vous avez demandé, de prévenir la fraude ou de respecter une obligation légale).

Le consentement peut être exprès (par exemple, accepter des témoins non essentiels, soumettre un formulaire ou activer une fonction) ou implicite lorsque la LPRPDE le permet pour des usages opérationnels attendus. En vertu de la Loi 25 du Québec, le consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins spécifiques—surtout pour les témoins non essentiels, le profilage ou les technologies marketing.

Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles et d’un préavis raisonnable. Le retrait peut limiter certaines fonctions (par exemple, les témoins d’analyse ou des notifications optionnelles), sans empêcher le traitement nécessaire au service de base ou que nous devons poursuivre en vertu de la loi.

7. Communication et fournisseurs de services

Nous pouvons communiquer des renseignements personnels :

• à l’organisation cliente qui administre votre immeuble ou votre compte (gestionnaires, conseils, personnel autorisé);
• aux autres utilisateurs autorisés de l’espace CondoPro de ce client, selon les rôles et permissions;
• aux fournisseurs qui nous aident à exploiter CondoPro (hébergement, courriel/SMS, paiements, stockage, sécurité, outils de soutien, fournisseurs d’analyse/marketing lorsque le consentement est donné);
• à des conseillers professionnels, assureurs ou autorités lorsque la loi l’exige ou le permet;
• à un successeur dans le cadre d’une fusion, acquisition ou réorganisation, avec des protections appropriées.

Les fournisseurs ne traitent les renseignements que dans la mesure nécessaire à leurs services et sous des obligations contractuelles de confidentialité et de sécurité.

8. Communication à l’extérieur du Québec et du Canada

CondoPro et certains fournisseurs peuvent stocker ou traiter des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, ailleurs au Canada ou dans d’autres pays. Lorsqu’un renseignement est communiqué hors du Québec, nous prenons des mesures raisonnables afin qu’il bénéficie d’une protection équivalente aux principes de la loi québécoise, notamment par des garanties contractuelles auprès des destinataires, le cas échéant. Les lois de ces territoires peuvent permettre l’accès par des tribunaux, des forces de l’ordre ou des autorités de sécurité nationale étrangères.

9. Conservation et destruction

Nous conservons les renseignements personnels seulement le temps nécessaire aux finalités décrites dans la présente politique, pour satisfaire à des exigences légales, comptables ou de sécurité, ou selon les instructions du client qui contrôle les dossiers concernés. Lorsque les renseignements ne sont plus requis, nous les détruisons, les effaçons ou les anonymisons de façon sécuritaire, sous réserve des cycles de sauvegarde et d’archivage.

Exemples typiques (variables selon le type de dossier et les paramètres du client) : dossiers de compte et d’exploitation pendant la relation client plus une période d’archive limitée; billets de soutien pendant une période de suivi raisonnable; consentements et journaux du site marketing pendant les périodes nécessaires à la sécurité et à la conformité.

10. Sécurité

Nous utilisons des mesures administratives, techniques et organisationnelles destinées à protéger les renseignements personnels contre la perte, le vol et l’accès, l’utilisation, la communication ou la modification non autorisés—notamment des contrôles d’accès, le chiffrement en transit lorsque approprié, la journalisation et des contrôles de processus. Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est parfaitement sécurisée. Les clients et utilisateurs doivent aussi protéger leurs identifiants et configurer les accès avec soin.

Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous prendrons les mesures exigées par la Loi 25 et les autres lois applicables, ce qui peut inclure l’avis aux personnes concernées et à la Commission d’accès à l’information du Québec (CAI) lorsque requis.

11. Vos droits

Sous réserve des limites légales, vous pouvez demander :

• d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet;
• de rectifier des renseignements inexacts, incomplets ou équivoques;
• de retirer votre consentement lorsque le traitement repose sur le consentement;
• d’être informé des catégories de renseignements recueillis, des finalités et des catégories de personnes qui y ont accès;
• de demander la cessation de diffusion ou la désindexation de renseignements personnels dans les circonstances prévues par la loi québécoise (par exemple lorsque la diffusion cause un préjudice sérieux par rapport à l’intérêt du public, sous réserve des critères légaux);
• de déposer une plainte auprès de nous et, si elle n’est pas résolue, auprès de la Commission d’accès à l’information du Québec (cai.gouv.qc.ca) ou d’un autre commissaire à la protection de la vie privée compétent.

Si vos renseignements sont détenus dans l’espace CondoPro d’un client (par exemple, un dossier de propriétaire), nous pourrons devoir transmettre une partie de votre demande à ce client afin qu’il assume ses obligations de responsable du traitement. Communiquez avec nous à privacy@condopro.net ou via le formulaire de contact.

12. Témoins (cookies) et technologies similaires

Les témoins sont de petits fichiers stockés sur votre appareil. En vertu de la Loi 25 du Québec, les témoins non essentiels (et traceurs similaires) qui recueillent des renseignements personnels exigent votre consentement avant d’être activés. Les témoins essentiels nécessaires à la prestation d’un service que vous demandez n’exigent pas ce consentement préalable.

• Strictement nécessaires — sessions, sécurité (y compris la protection CSRF), répartition de charge et mémorisation de vos choix de consentement
• Fonctionnels — préférences optionnelles (langue, affichage), activés seulement avec consentement
• Analyse et performance — mesure agrégée de l’utilisation pour améliorer le site, activés seulement avec consentement
• Marketing et publicité — mesure de campagnes et contenu pertinent, activés seulement avec consentement

Vous pouvez accepter, refuser ou personnaliser les catégories via notre bannière, ou rouvrir les préférences de témoins dans le pied de page en tout temps. Le consentement est conservé jusqu’à 12 mois et peut être modifié à tout moment. Si votre navigateur envoie un signal Global Privacy Control (GPC), nous traitons l’analyse et le marketing comme refusés par défaut.

Les résidents de la Californie peuvent aussi utiliser Ne pas vendre ni partager mes renseignements personnels.

13. Enfants

CondoPro s’adresse aux adultes et organisations de gestion immobilière. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels d’enfants à des fins marketing. Si vous croyez qu’un enfant nous a transmis des renseignements de façon inappropriée, écrivez à privacy@condopro.net.

14. Modifications de la présente politique

Nous pouvons mettre à jour cette politique pour refléter des changements juridiques, techniques ou commerciaux. La date « Dernière mise à jour » en tête de page sera alors modifiée. Les changements importants seront indiqués sur cette page ou communiqués par un autre moyen approprié. L’utilisation continue du site marketing ou des services après une mise à jour vaut prise de connaissance de la politique révisée; lorsqu’un consentement est requis pour un nouvel usage, nous le demanderons.

15. Contact

Questions et demandes relatives à la confidentialité : privacy@condopro.net · 514.316.8469 · formulaire de contact.