Guide gestionnaire et administrateur client

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Acces et premiere connexion

Le portail client sert a administrer les immeubles. Le compte initial est fourni par Root ou par le courriel d’onboarding.

• Ouvrez /client ou le lien de connexion client transmis par CondoPro.
• Connectez-vous avec le compte gestionnaire cree pendant l’inscription ou l’onboarding.
• Completez l’authentification a deux facteurs si votre organisation l’exige.
• Ouvrez Profil pour verifier votre nom, courriel, telephone, preferences de notification et mot de passe.

Notes

• Ne partagez jamais les identifiants gestionnaire. Creez plutot des utilisateurs et des roles.
• Utilisez Deconnexion dans le bas de la barre laterale sur un ordinateur partage.

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Onboarding d’une propriete

L’onboarding prepare une propriete utilisable avant d’inviter les proprietaires.

• Ouvrez Onboarding et completez le profil: nom legal, adresse, fuseau horaire, langue et coordonnees.
• Creez le premier immeuble et verifiez le slug du portail proprietaire.
• Ajoutez les etages, unites, commodites, heures d’ouverture et parametres de facturation.
• Revisez le guide de configuration avant d’inviter les proprietaires.

Notes

• Une base de donnees locataire est provisionnee a la creation de propriete si DirectAdmin est active.

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Tableau de bord et navigation

Le tableau de bord resume les elements a traiter et donne acces aux operations quotidiennes.

• Utilisez la barre laterale pour naviguer entre propriete, operations, communaute, communications, facturation et parametres.
• Utilisez le pied de barre laterale pour Quota, Balance, Profil et Deconnexion.
• Les modules suivent les vues List, Add, Update et detail. Les routes CRUD internes utilisent des ancres, par exemple /client/buildings#add.
• Utilisez les filtres et la pagination avant les exports ou actions de masse.

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Immeubles, etages et unites

Cette structure est la source de verite physique de la propriete.

• Creez les immeubles, puis ajoutez les etages et unites dans le bon immeuble.
• Utilisez la creation multiple d’etages avec un debut, une fin et des etages a ignorer comme 13.
• Creez les unites avec numero, etage, occupation, stationnement, casier et proprietaire.
• Gardez le statut des unites a jour: portail proprietaire, facturation, demandes et violations en dependent.

Notes

• Evitez de creer les proprietaires avant que la structure soit prete.

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Proprietaires et occupants

Les proprietaires sont des utilisateurs du portail. Les occupants ou locataires peuvent rester des contacts.

• Ouvrez Owners pour creer ou modifier les fiches proprietaire.
• Assignez chaque proprietaire a la bonne unite et a la bonne langue.
• Utilisez Invite seulement lorsque l’unite et la facturation sont correctes.
• Utilisez Impersonate uniquement pour support ou verification, puis arretez l’impersonation.

Notes

• Les courriels proprietaires doivent rester uniques pour les connexions et notifications.

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Demandes, bons de travail et violations

Les modules d’operations suivent tout le cycle de vie d’un probleme.

• Les demandes proviennent des proprietaires ou des gestionnaires.
• Assignez ou convertissez en bon de travail lorsqu’un employe ou fournisseur doit intervenir.
• Utilisez statuts, priorites, echeances, notes et pieces jointes pour garder un audit clair.
• Utilisez Violations pour les avis, suivis, preuves et resolutions.

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Commodites, reservations et maintenance

Les commodites peuvent etre reservees par les proprietaires et maintenues par l’equipe.

• Creez chaque commodite avec capacite, regles, disponibilites, emplacement et approbation.
• Utilisez le calendrier scheduler pour voir les reservations.
• Creez des horaires de maintenance pour fermetures, inspections, nettoyage ou reparations.
• Verifiez les conflits avant d’approuver une reservation.

Notes

• Les maintenances doivent bloquer les reservations quand une commodite est indisponible.

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Heures d’ouverture et exceptions

Les heures d’ouverture alimentent les disponibilites et attentes de support.

• Definissez les heures hebdomadaires dans Business Hours.
• Utilisez This Week pour confirmer l’horaire genere par la librairie helper.
• Ajoutez des exceptions datees pour jours feries, fermetures, ouvertures speciales ou urgences.
• Revisez les exceptions apres sauvegarde.

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Communications

Utilisez ces modules pour courriels, SMS, annonces, messages, forum et sondages.

• Creez des annonces pour l’immeuble ou une cible precise.
• Utilisez Messages pour les conversations directes.
• Utilisez Forum avec categories, sujets, moderateurs, bannissements et moderation.
• Utilisez Surveys avec date d’expiration. Les resultats expires peuvent etre publies ou caches.
• Envoyez des SMS seulement si la balance client couvre le cout configure.

Notes

• Utilisez l’editeur HTML riche pour forum, modeles de courriel et Send Mail.

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Facturation, factures et paiements manuels

La facturation couvre abonnements, factures, paiements, balance, SMS et commandes DID.

• Ouvrez Billing, Invoices, Payments, Balance ou Subscription selon la tache.
• Creez les factures et enregistrez les paiements quand l’argent est recu.
• Les paiements manuels/check sont traites par l’administrateur et enregistres dans CondoPro; aucun processeur externe n’est charge.
• Les prix Root controlent les prix affiches pour SMS, DID et produits de paiement.
• Verifiez Balance avant d’envoyer des SMS ou commander des services DID.

Notes

• Par defaut, le SMS sortant est CAD 0.05 et une commande DID est CAD 5.00 sauf modification Root.

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Telephonie, SMS et DID

Ces fonctions utilisent la balance client et les parametres VoIP Root.

• Verifiez Balance pour connaitre les fonds et prix actuels.
• Utilisez SMS pour envoyer des messages approuves.
• Commandez des DID seulement si la balance couvre les frais.
• Les entrees comptables sont creees quand SMS ou DID consomment des fonds.

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Documents, fichiers et projets

Les documents et projets structurent les informations et travaux long terme.

• Utilisez Documents pour proces-verbaux, avis, reglements, formulaires et ressources proprietaires.
• Utilisez File Manager pour fichiers internes et actifs partages.
• Utilisez Projects pour projets majeurs, jalons, budgets, mises a jour et progres visible proprietaire.

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Roles et permissions

Les permissions sont organisees par module.

• Creez des roles pour gestion, comptabilite, maintenance, communications ou observateur conseil.
• Assignez les permissions par module au lieu de donner un acces complet.
• Revisez les permissions avant d’inviter le personnel.
• Utilisez les journaux d’audit et notifications pour surveiller les changements sensibles.

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Parametres, profil et preferences

Settings definit le comportement client. Profil definit l’utilisateur connecte.

• Utilisez Settings pour langue, limites de lignes, coordonnees, defauts et preferences de modules.
• Utilisez Profile pour identite, mot de passe, coordonnees, adresse, liens sociaux, securite et permissions.
• Utilisez Notification preferences pour controler vos alertes.

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Checklist quotidienne

Une routine courte garde les donnees fiables.

• Revisez demandes, messages, reservations, violations et communications echouees.
• Verifiez factures, paiements, balance et usage telephonie.
• Publiez ou fermez les sondages et annonces expires.
• Confirmez les exceptions d’heures et fermetures de commodites.
• Deconnectez-vous en terminant.